Thysia Information Management realiseert factuuroplossing bij Eosta.
‘Wij merken dat wij tijd besparen en daarmee ook kosten met de digitale factuuroplossing’, vertelt Joan Duffhues, ICT Manager bij Eosta. ‘Door deze factuuroplossing hebben onze medewerkers direct toegang tot informatie in zowel SharePoint als Dynamics NAV, en worden processen beter bewaakt door middel van workflows.’ Voorheen werden de dienstenfacturen handmatig verwerkt in het ERP-systeem Dynamics. De factuur wordt nu digitaal opgeslagen en is direct inzichtelijk en traceerbaar. Zo kan iedere medewerker – onafhankelijk van tijd en werkplek – de gegevens terugvinden. ‘Doordat het volledig geïntegreerd is met ons ERP systeem, besparen wij een hoop tijd in het administratieve proces’, aldus Duffhues.
Factuuroplossing geïntegreerd met Dynamics
‘Voorheen zweefden de facturen fysiek door de organisatie, waardoor we niet zeker wisten waar facturen zich bevonden. Het voordeel nu is dat alles digitaal opgeslagen wordt, en medewerkers de facturen niet kwijtraken of hoeven op te zoeken in fysieke postvakken of archiefkasten’, vertelt Duffhues.
De dienstenfacturen hoeven met de komst van de factuuroplossing niet meer handmatig verwerkt te worden. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld ICT facturen. Er bestaat een directe workflow tussen de Enterprise Content Management (ECM) software en het Dynamics ERP systeem, zodat facturen te allen tijden traceerbaar zijn. Daarnaast kunnen medewerkers overal en altijd beschikken over de informatie. Facturen inzien, ophalen en beoordelen wordt hiermee een stuk eenvoudiger. ‘Zodra een budgethouder bijvoorbeeld na 3 dagen niet geaccordeerd heeft, wordt er automatisch een reminder verstuurd’, aldus Duffhues.
In de toekomst wil Eosta dit verder uitbreiden voor goederenfacturen, zodat de medewerkers niet meer op regelniveau alles in hoeven te boeken in Dynamics NAV op ontvangstregels. Dit verloopt dan volledig automatisch. Het gaat hierbij om complexe en omvangrijke facturen van transporteurs en verpakkingsbedrijven die soms langs meerdere mensen gaan.
Thysia Information Management & Schouw Informatisering
De voorwaarden voor een goede oplossing is dat deze generiek en configureerbaar moet zijn en kan integreren met Dynamics NAV. De leverancier van Dynamics NAV is Schouw Informatisering en hebben een vaste samenwerking met Thysia. ‘Wij hebben een eerdere implementatie gedaan met Thysia voor een webportaal voor telers en dit is goed bevallen. Thysia heeft veel kennis op het gebied van SharePoint en Dynamics en vandaar dat wij voor hen hebben gekozen’, vertelt Duffhues.
Voor Eosta is SharePoint is één van de uitgangspunten omdat Microsoft zwaar inzet op de integratie van Dynamics NAV met SharePoint. ‘Wij willen dat SharePoint de drager van het medium is. In de toekomst willen we hiermee ook partijdossiers en kwaliteitsrapporten digitaliseren, zodat je sneller kunt schakelen met een leverancier via een extranet portal’, aldus Duffhues.
Eosta – Marktleider in biologische groenten en fruit
Eosta is gevestigd in Waddinxveen en operationeel op het gebied van cultivatie, distributie en marketing van biologisch geteelde groenten en fruit. Eosta vermarkt partijen voor biologische telers van over de hele wereld en distribueert met name naar landen in Europa, de Verenigde Staten en het verre oosten. Hierdoor mag Eosta zich marktleider noemen op het gebied van import van overzees biologisch fruit en export van biologische Nederlandse glasteelt groenten.
